RFP(Request For Proposal.つまり提案依頼書) というのは、普段書く機会はほとんどないのだが、急に書く必要に迫られるものだ。
例えば
- Access や Excel(の Form や Macro)を使って今までどうにかしてきたが、そろそろきちんとした情報システムを導入したい会社
- システムを更改のタイミングで、普段付き合っているベンダーの見直しも兼ねてやりたい会社
と言った具合に。
そんな風に、時代の背景からか経営層の判断からか、急に RFP を書く必要に迫られた人たちに送る、RFP を書くために重要な3つのこと を教えよう。
と言っても、「RFP&提案書完全マニュアル」からの受け売りだが。
Contents
必要な 3つとは？ → 「何を」「いくらで」「いつまでに」
RFP はまず、この3つが重要だ。
しかし「何を」の中には、もう少し細かい分類があるので、具体的に説明してみよう。
「何を」とは何か？
「何を」というのは、「何を要求するのか」ということだ。
そのためには
- 趣旨(背景・目的)
- 業務要求
- 技術要求
- 運用要求
といったラベルで要求をあげていくと、網羅性が上がる。
RFP というのは、具体性よりも網羅性のほうを重要視すべきだ。
(多少のダブリはあっても良いが、モレはないほうがいい。後でトラブルのもとになりやすい。また、具体性に重要度がないと言っているわけではない)
趣旨(背景・目的)
ここは RFP のなかでも、とても重要だ。
「趣旨」には、経営層あるいはプロジェクトオーナーの意見をサマリーすることで、今後もこのプロジェクトがブレない為の原点となる。
書く内容は、提案を依頼するに至った理由や根拠や目的、経営戦略、そしてシステムを構築することで期待するビジネス効果などだ。
業務要求
業務要求や要件の整理は、システム発注後も行うこととなるので、どこまで書くかといったラインは曖昧だ。
ここでは「どのように実装すべきか」ということは、意識しないようにすることが重要である。下手に実装方針まで指定してしまうと、より良い方法があっても提案内容が偏ってしまいガチになる。
なのでここでは
- 必須となる基本要求
- あったらいいなと思う機能的な要求
- 改善後のイメージがあればその業務フローの要求
と言った、「趣旨」を満たすために、必要だと思われる要求を記載していく。ここでも、具体性より網羅性を意識するのが良い。
画面イメージや、帳票イメージや操作イメージがある程度あるならば、それらも要求として載せておくのが良い。
技術要求
インフラ、システムのスペック、障害対策のレベル、と言った技術的要求について記載する。
バックアップなどは自分たちで行うのか、保守サポートは24時間必要なのか、同時接続は何人くらいなのか、などを明確にすることで、オーバースペックな提案を避ける事ができる。
運用要求
システムの運用は自分たちで行うのか。教育・研修は必要か。システム運用のアウトソースを考えているか、など、システム導入後の要求を記載する。
2. いくらで
まぁ予算だ。
「予算を書くと足元を見られる」と考える人も多いが、「要求だけ書いて一番安いところにしたい」として提案依頼をしてしまうと、まさに千差万別な金額の提案が来てしまって、比較がしにくくなる。
コンティンジェンシーをどれだけ見積るかというのは別に検討してもよいが、やはり車や家を買うときのように、自分たちの予算をある程度オープンにして、「その金額でできること」を比較検討するほうがやりやすい。
3. いつまでに
「いつ頃から開始」できて「いつまでに終了」する必要があるか。を明確にすること。
とくに「いつから開始できるか」というのは、忘れやすい観点だ。
通常 RFP を発行してから実際に提案があるまでは(当然規模にもよるが) 2週間 〜 1ヶ月くらいかかったりするし、その後社内で検討するのにも、1 〜 2週間かかるだろう。金額が大きければ、稟議を通すのにもっとかかるかもしれない。
そうなると「開始」時期は、RFP 発行から 1ヶ月 〜 2ヶ月必要だったりするので、自社で予算が執行出来るタイミングをベンダーに伝えてあげることで、具体的な体制をとってもらいやすくできる。
その他
めでたく RFP が書けた後も、社内レビューがあり、提案評価があり、ベンダー選定があり、と実際にプロジェクトが始まるまでにやることは色々ある。
「RFP&提案書完全マニュアル」にはそれらのことも記載されており、それに RFP に対応する「提案書」についてのマニュアルも付いている。
つまり、「提案依頼書」と「提案書」がセットに成ったマニュアル本なので、自分達がどのような提案書が欲しくて提案依頼書を書いているのか？というのがわかりやすいというのが、この本のおすすめなところだ。
 | RFP&提案書完全マニュアル 永井 昭弘 日経BP社 2005-07-16
|
